¿QUÉ ES EL DNC?
El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.
Un reporte de DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar.
¿CUÁNDO HACER UN DNC?
o Problemas en la organización
o Desviaciones en la productividad
o Baja o Alta de personal
o Cambios de función o de puesto
o Solicitudes del personal
o A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser:
Pasadas:
- Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitación.
Presentes:
- Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC.
Futuras:
- Prevención que la organización identifica dentro de los procesos de transformación y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.
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FASES DE ACCIÓN QUE DERIVAN EN UN DNC
Aunque existen diversos procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, entre las principales fases del proceso del DNC se pueden identificar:
- Establecimiento de la Situación Ideal (SI) que, en términos de conocimientos, habilidades y actitudes, debería tener el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable la revisión de la documentacion administrativa, con relación a:
§ Descripción de puestos
§ Manuales de procedimientos y de organización
§ Planes de expansión de la empresa
- Descripción de la situación real (SR): Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo con su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable obtener información sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte del jefe inmediato, los supervisores o el personal involucrado con el puesto. Estas personas deberán aportar datos precisos, verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes)
- Registro de información: Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la información para los fines correspondientes. A su vez, estos registros deberán permitir su clasificación y calificación futura. Se recomienda que los registros asienten información individual de las personas analizadas.
o Análisis de tareas por medio de lista de cotejo
o Análisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, función procedimientos, o reportes.
o Análisis grupales
o Encuesta
o Escala estimativa de desempeño
o Grupos binarios
o Inventario de habilidades
o Lluvia de ideas
o Phillip´s 66
o Registros observacionales directos
o Conferencia de Búsqueda
o TKJ (Planeación prospectiva)
o Cuestionario de evaluación de conocimientos
o Escala estimativas de actitudes
o Entrevista
¿Cuáles son las Necesidades de Capacitación?
- Logro de objetivos organizaciones.
- Resolución de problemas específicos del área o funcionales.
- Planeación de desarrollo de personal.
- Programas de actualización
- Integración de equipos de trabajo.
- Intereses individuales de desarrollo
- Programas de identidad.
CICLO DE LA CAPACITACIÓN
Diferentes fases o etapas que podría tener un programa de capacitación:
1) Detectar las necesidades de formación o adiestramiento y clasificar las mismas. Antes de formar es necesario detectar las necesidades presentes y futuras y analizarlas para hallar sus causas reales. Este inventario de los problemas de la organización debe ser sistemático, continuo y efectuado en todos los campos y en todos los niveles. Una vez detectadas las necesidades se deben fijar prioridades, fijando un plazo para su satisfacción (corto, mediano, largo).
Clasificar las necesidades:- Individuales. Surgidas de la evaluación de desempeño.
- Grupales.
- Que requieren solución inmediata.
- Que demandan una acción futura. Si se planifica el cambio de un proceso, se detecta una necesidad futura de capacitación para que dicho cambio pueda llevarse a cabo.
- Que exigen instrucción sobre la marcha. Cuando es imposible extraer al trabajador de su lugar de trabajo o cuando se debe hacer en el lugar de trabajo.
- Que necesitan instrucción externa. Cuando debe recurrirse a institutos de capacitación externos.
- Que puede resolver por sí misma la organización. Porque cuenta con recursos para hacerlo.
- Que requieren fuentes o medios externos.
Técnicas para detectar las necesidades:- Observación directa: del lugar del trabajo, del operario, de los resultados de la ejecución del trabajo.
- Reuniones de grupo: los jefes exponen las necesidades generales e individuales de su sector.
- Entrevistas: para detectar las dificultades, buscar causas y determinar si están relacionadas a la falta de capacitación. Pueden realizarse incluso con el mismo trabajador.
- Evaluación de desempeño.
Análisis que permiten detectar las necesidades:- Análisis del equipo, relacionado a la adquisición de tecnología y la necesidad de aprender a utilizarla.
- Análisis de la actividad, por cambios en el modo de realizarlas o la realización de nuevas actividades.
- Análisis de problemas en la organización, identificar problemas que se deban a la mala formación o a la falta de conocimientos.
- Análisis del comportamiento, tiene en cuenta el nivel de eficiencia del trabajador.
- Análisis de la organización, cuando se modifica la estructura, las responsabilidades o las relaciones entre los diferentes componentes de la organización.
2) Programación y organización de las actividades. Una vez realizado el análisis de las necesidades, se elabora un plan de actividades de formación. El programa es la estructuración de las actividades que permiten el aprendizaje. El conjunto de programas de entrenamiento conforma el plan.
Ejemplo: Plan de Capacitación:a) Programa de capacitación para el personal de conducción.
b) Programa de capacitación para supervisores.
c) Programa de capacitación para los empleados administrativos.
d) Programa de capacitación para los operarios.
Se debe:1) Fijar los objetivos, los que deben estar relacionados con los objetivos de la organización.
2) Determinar el número de participantes y nivel de capacitación, armar grupos en igualdad de condiciones para asimilar conocimientos.
3) Definir cursos a desarrollar, por ejemplo, ir por temas y por áreas.
4) Definir objetivos de cada curso.
5) Unidades de instrucción, es decir, cuáles serán los módulos que componen el curso.
6) Métodos de instrucción.
7) Tiempos necesarios. De cada actividad, horarios, cantidad de horas de modo que los sectores sigan funcionando normalmente.
8) Instructores por cada unidad de capacitación, para la parte práctica y para la teórica.
9) Métodos para medir la eficacia, exámenes parciales, finales.
10) Información administrativa necesaria, tal como horario y fecha de fin de curso.
Cuando se ejecuta el programa:1) Comunicar a todos los niveles, el programa y los objetivos.
2) Suministrar la capacitación en relación a la calidad y cantidad de participantes.
3) Busca el lugar para realizar la capacitación, puede ser dentro o fuera de la organización.
4) Administrar, controlando las actividades que realiza el instructor, los participantes y la coordinación.
5) Registrar las actividades que se van realizando, cantidad de capacitados, área a la que pertenece, notas obtenidas, etc.
3) Selección de las técnicas a utilizar: una vez elaborado el plan, le sigue la realización de cada programa. Dicha realización está referida a las acciones concretas del docente, a las actividades que realiza el capacitador y las personas a capacitar y a los elementos y procesos que intervienen en cada situación de aprendizaje. La selección de la técnica se basa a la más adecuada para su comprensión y puede ser:
- Adiestramiento individual: tomando de a un trabajador por grupo de trabajo.
- Grupal: se le enseña una técnica de trabajo al grupo completo.
- Clases multilaterales: existe una participación activa del grupo a través de:
- Discusión sobre alternativas de solución
- Técnicas de simulación o juego de roles
- Mesas redondas
- Paneles
- Simposios
- Métodos audiovisuales, pizarra, etc.
- Capacitación en el trabajo: se usa principalmente en la etapa de inducción de un empleado nuevo.
- Rotación del trabajador: suele ser necesario debido a la condición de generalistas que exige el mercado laboral actual.
- Sustitución del jefe: cuando éste debe ausentarse por un lapso de tiempo prolongado, es reemplazado por el subordinado más capacitado para hacerlo, lo cual constituye una forma de capacitación.
- Asignación de tareas especiales.
4) Evaluación de resultados. Una vez realizado el programa se ha de evaluar la conducta final del participante para constatar si ha alcanzado los objetivos fijados en cada programa. Con las normas de desempeño establecidas. La evaluación de cualquier curso proporciona información:- La reacción del grupo y del alumno: ¿cuánto gustó el programa a los participantes?
- Conocimiento adquirido: ¿qué principios, hechos y técnicas aprendieron? ¿Los aplican?
- Nivel de avance del alumno.
- Las actitudes: ¿qué cambios de conducta en el trabajo ha provocado el curso?
- Los resultados: en cuanto a costos reducidos, mejoras de calidad, mejoras de cantidad, etc.
Hay tres tipos de evaluación:
- Antes de la capacitación: permite al instructor hacer cambios sobre la marcha, por ejemplo, cuando los alumnos no tiene los conocimientos básicos para dar ciertos temas. Determina el nivel del alumno previo al curso.
- Durante la capacitación: determina el nivel de avance del alumno, para ir potenciando o suministrando capacitación en el o los temas que hagan falta.
- Después de la capacitación: sirve para chequear el avance respecto a los conocimientos que tenía cuándo entró al curso y para determinar si la misma fue exitosa.
5) Seguimiento y control. La capacitación no termina cuando finaliza el curso, sino que se hace un seguimiento para determinar si se aplican los conocimientos adquiridos y si los trabajadores adquirieron capacidad y destreza para realizar las actividades en las fue adiestrado. Comienza de nuevo el ciclo.
SISTEMAS DE MALLAS CURRICULARES¿Cuándo es conveniente?· Empresa grande, estructurada y jerarquizada.· Numerosos cargos homogéneos.· Numerosos trabajadores por cargo.· Existe carrera laboral.· Existe rotación significativa.· La movilidad interna es importante.· Capacitación y desarrollo van de la mano.· Los cargos requieren especialización.· Las necesidades de capacitación son recurrentes.
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